מבנה מקיים – מהו ומה כוחו

לא מעט פעמים אנחנו מבצעים פעולות כדי ליצור שינוי. שינוי בהרגלים, שינוי בהתנהלות, שינוי בתפקיד, בעצם שינוי בשגרת החיים. אחרי שהחלטנו מה השינוי הרצוי, בחנו מה הפעולות הנדרשות לו, גייסנו את השותפים (במידה וישנם) לטובת המטרה, התגברנו על מכשולים והתנגדויות, ו… הנה השינוי המיוחל עומד לנגד עיננו. אם נצייר את זה לרגע, דמיינו את עקומת פעמון גאוס, שמעתן עליה? אז הנה היא פה. החלק שדברנו עליו עד עכשיו הוא השרטוט משמאל לימין שעולה עד ל'ראש ההר'. שם בראש ההר אנחנו נמצאות כעת.

נציג שתי דוגמאות שתומכות ברעיון, האחת שינוי תוך-אישי והשנייה שינוי בין-אישי. שרי שואפת להגיע למשקל גוף תקין, לכן החליטה 'לעשות דיאטה' ולממש את שאיפתה. היא בודקת תכנית אליה מעוניינת להירשם, נצמדת לתפריט, ובכל הכוח אכן צולחת את הדרך ומגיעה למטרה. מיותר לציין את האושר הגדול שהיא חשה, התגובות החמות שמגיעות מהסביבה הקרובה מחזקות אותה והסיפוק הוא אדיר. במושגים של העקומה שלנו, שרי נמצאת אי שם גבוה, על גג העקומה (והעולם:)) השיגה את השינוי הרצוי.

דוגמא שניה, רחלי מנהלת צוות עובדות, מזה חצי שנה חשה אי שביעות רצון מנושא עמידה בלוחות הזמנים שלהן. יש מדי פעם איחורים, יציאה מוקדם מהרגיל, חופשות מחלה ובקשות של חופשות בכלל. רחלי מעוניינת לבצע שינוי, ולהדק את לוחות הזמנים באופן שיצרו שיגרת עבודה טובה, בריאה ואפקטיבית כמובן. היא שואלת קולגות, מתעניינת ואף שוכרת שירותי ייעוץ- על מנת לבחור את הדרך הנכונה לנקוט בה. ולאחר שיח בריא עם העובדות, תמריצים ותאום ציפיות- תדירות האיחורים יורדת, בקשות חופשה אף הן מתנרמלות, ורחלי טופחת לעצה על השכם. גם רחלי נמצאת כעת על גג העקומה, מאושרת.

לאן מוביל הצעד הבא?

עקומת גאוס מראה באופן מוחשי שהצעד הבא מ"גג העולם" הוא תחילתה של ירידה תלולה. אחרי טיפוס מאומץ, רכישת הרגלים חדשים, שינוי נורמות ותפיסות, והצלחה בהגשמת המטרה- רמת האנרגיה יורדת, ואיתה אט אט גם ההישג. זה יראה בדמות עליה חוזרת המשקל, עליה חוזרת של איחורים ורפיון במתח עבודה, וכיוצא בזה גם בשאר דוגמאות ותחומים. והשאלה הגדולה, מה ניתן לעשות כדי לשמר את ההישגים שלנו? כיצד לשמור על ההרגלים הבריאים החדשים שקנינו בעמל?

ביסוס הרגלים חדשים

כאשר רוצים להפוך הרגל לבר קיימא, צריך לשוב ולבצעו בשיטתיות לאורך זמן. כך ההרגל נהפך לטבע. רבינו יונה כותב בספרו "שערי תשובה:" 'הרגל על כל דבר נעשה שלטון'. ההתמדה בביצוע הפעולה החדשה מטמיעה אותה להרגל, שנהפך ל-שלטון. לדבר ששולט וקיים. להבדיל, רובין שארמה בספרו "מועדון ה-5 בבוקר" מלמד את נוהל הטמעת הרגלים, הוא מתייחס לשלושה שלבים בהטמעת הרגל חדש, אשר מתקיימים על פני שישים ושישה ימים. במשך עשרים ושניים הימים הראשונים בהם אנו חוזרים על פעולה במטרה להפוך אותה להרגל- נחווה את שלב ההרס. קושי רב בביצוע הפעולה. כאשר נגיע לעשרים ושניים הימים הבאים- נחווה את שלב ההטמעה. כבר פחות קשה, אך עדיין לא טבעי. בעשרים ושניים הימים האחרונים, נחווה את שלב האינטגרציה. זהו השלב הנפלא בו הפעולה הופכת להרגל. ולכן, ההמלצה היא להיצמד לאותה הבטחה אותה אנו רוצים לקיים למשך שישים ושישה ימים ברצף. ההתמדה היא שומר הסף של המצוינות.

מבנה מקיים

מבנה מקיים כשמו כן הוא, שימוש במבנה על מנת לקיים פעולה או מצב לאורך זמן. כיועצת ארגונית אני עדה לתהליכים רבים, מאומצים ומושקעים שלעיתים לא מחזיקים לאורך זמן. מציאות זו מובילה לתחושה קשה ומנחילה אכזבה ולאות. לכך נותן מענה השימוש ב'מבנה מקיים'. למה אני מתכוונת? אתן דוגמא: כאשר אנו רוצים לבסס שינוי של הרגלי עבודה, נוכל להשתמש במסמך הגדרת תפקיד כ-מבנה מקיים. כאשר קיים מסמך שמסדיר שחור על גבי לבן את הציפיות בין הצדדים, המטלות וגבולות הגזרה- יש תמיד לאן לחזור. המסמך המאורגן תומך במאמצי הטמעת ההרגל החדש, ומשמש עוגן ברור לקיומו.

דוגמה נוספת למבנה מקיים, שימוש בכלים טכנולוגיים. אצל רחלי המנהלת, המתמודדת עם אתגר עמידה בלוח זמנים – שימוש בשעון נוכחות, מערכת אוטומטית לדיווח שעת כניסה ויציאה וממשק ישיר לתוכנת חישוב השכר החודשי – תקבע (לשון קבעון) את מהלך השינוי והשיפור. המערכת 'תכריח' את ביצוע ההתנהגות הרצויה, ללא אמירת מילה או הבעת פנים.

אחרון חביב, אתייחס למבנה מקיים בדמות שגרות ניהול. אספות צוות רוטיניות, ישיבות עבודה קבועות, תהליכי משוב ובקרה נעוצים בלו"ז השנתי. אלה 'מכריחים' אותנו לעצור להתבונן, לבחון, לבקר ולהתייעל. זהו בהחלט מבנה מקיים לתהליכי הניהול והעבודה הנדרשים.

לסיכום

מטרת המבנה המקיים להטמיע הרגל ולהפכו לחלק משגרת עבודה או ניהול שאין עליהם עוררין, דין ודברים. ניתן ליצור מבנים מקיימים לכל הרגל אותו אנו רוצים להטמיע, במטרה לשמר ולקבע אותו. ורגע לפני הגלישה לחודשי הקיץ שקוראים תגר על אותן נורמות, מבנים שעבדנו על קיבועם, ושגרות ליווי לאורך השנה- חשבו מה המבנה המקיים שיגן על אותן שגרות, הרגלים ודפוסים, אותם ביססתם בעמל לאורך הזמן.

בהצלחה,

אדוה

רוצים להתייעץ לגבי מבנים מקיימים? כתבו אלי: [email protected]